各市（州）司法局，省公证协会：
按照《省司法厅2023年关于开展公证机构“双随机、一公开”检查工作方案》安排，我厅于2023年9月5日至9月30日对随机抽取的14家公证机构（抽查对象此前已向社会公布）采取实地检查和书面检查相结合的方式开展了监督抽查。从抽查情况看，各公证处均建立了相关内部管理制度，硬件建设完善，财务、档案管理规范，遵守职业道德和执业纪律。现将抽查情况通报如下：
一、总体检查情况
2023年9月5日至9月30日，省司法厅抽查工作组通过现场走访、召开座谈会听取工作情况、查阅卷宗、资料等方式，围绕公证机构党建工作、公证机构队伍建设、公证机构质量建设、公证机构有关机构改革推进、公证业务开展、其他工作等六个大项十六个小项重点内容，实地检查了遵义市湄潭县公证处、铜仁市立信公证处、黔东南州丹寨县公证处、黔南州独山县公证处、毕节市赫章县公证处、黔西南州晴隆县公证处、黔西南州贞丰县公证处、安顺市紫云县公证处，并书面检查了贵阳市清镇市公证处、遵义市道真县公证处、黔西南州册亨县公证处、铜仁市德江县公证处、铜仁市思南县公证处、黔南州三都县公证处。
（一）公证机构党建工作情况。本次抽查的14家公证机构党员共计24名，均因党员数量不足未设立独立党支部，党员的组织关系主要挂靠在司法局或社区，其中清镇市公证处、思南县公证处所在司法局指派了党建工作指导员，各公证机构能坚持党建引领，扎实推进党建工作，坚决落实“三会一课”制度和民主议事制度，采取各种形式开展党建活动，发挥党员的先锋模范作用。
（二）公证机构队伍建设情况。14家被抽查公证机构共有公证员35名，公证员助理及辅助人员22名，基本符合法定设立条件。为确保符合条件正常运转，各公证机构在司法局的指导下通过招聘、驻点帮扶、调任等方式吸引公证人才，壮大队伍建设。
（三）公证机构质量建设情况。14家被抽查公证机构均能认真落实各项档案管理制度，公证处设立有专门的公证档案室、档案柜，对所承办业务的案卷和有关资料及时立卷归档，符合《公证文书立卷归档办法》《公证档案管理办法》有关规定；严格执行省发展改革委、省司法厅关于印发《贵州省公证服务价格管理（试行）》《关系民生的基本公证服务项目及收费标准》的通知（黔发改收费﹝2022﹞895号）及有关文件，未发现违规收费现象，未出现《公证法》第四十一条、四十二条和《公证机构执业管理办法》第二十八条的情形，出具的公证实现零投诉和零被撤销。
（四）公证机构有关机构改革推进情况。14家被抽查公证机构已全部改制为事业单位。其中，公益一类且由财政全额拨款的公证机构有黔东南州丹寨县公证处、德江县公证处、赫章县公证处、晴隆县公证处、贞丰县公证处、册亨县公证处；公益二类且为全额拨款的公证机构有湄潭县公证处、铜仁市立信公证处、思南县公证处、三都县公证处、紫云县公证处；公益二类且为差额拨款的公证机构有道真县公证处、独山县公证处（实际为自收自支）、清镇市公证处（实际为自收自支）。
（五）公证业务开展方面。截至检查时间，14家被抽查公证机构共办理民事、经济、涉外、涉港澳台等公证6654件，业务收费300多万元，减免办证200多件。其中清镇公证处办理公证2157件、铜仁立信公证处办理公证1699件。
（六）其他根据日常工作需要了解核实情况方面。14家被抽查公证机构均能积极配合此次抽查，日常工作中能积极配合所在地司法行政机关或协会要求，按时报送各种数据和材料。
二、存在的问题
（一）基层党组织建设有待加强。从检查情况看，14家公证机构党员数量普遍偏低，党员公证员更为稀少；黔西南州晴隆县公证处、安顺市紫云县公证处尽管党员数量为4人，但因公务员编制、或退休返聘公证人员的组织关系不在公证机构，导致公证机构无法满足设立党支部的基本条件；公证机构的党建工作多为主管司法局党组织进行指导，统筹开展，在党员教育、培养、“三会一课”制度的落实上，都难以体现公证的行业特色。
（二）公证机构改革推动有待加快。当前省内公证机构以事业体制为主，各地根据实际情况设置公益一类（财政全额预算管理）或公益二类（财政差额预算管理，实际中部分公证机构为全额预算管理）机构。在公证机构实际运作中，受限于机构人员编制数少、工资绩效收入激励性不强、公证员培养难度高等因素，大部分公证机构“三项政策”落实力度不够，难以吸引优秀人才补充公证员队伍，因此普遍存在公证员数量不足的问题，导致许多公证处还保留沿用公务员担任公证员的过渡性政策，加上绩效激励机制不完善（如遵义市道真县公证处），导致体制内公证员队伍办证积极性普遍不高，还存在“坐堂办证”“等证办”的情况，创新性公证服务的探索也不够，办证单一，有的公证机构还停留在办传统公证业务。以上因素也直接影响了公证行业发展，甚至仍有相当数量的公证机构收入不足难以维持本机构运转的开支。本次检查中发现有不少公证机构年度办证量和公证收费大幅下降，其中既有经济周期等大环境的影响，但公证机构自身缺乏发展动力也是重要因素。
（三）公证服务质量有待提升。从检查情况来看，各公证机构办证类型主要以常规领域为主，办理案源主要是当事人上门申请，办理方式主要依靠线下办理，办证范畴单一；公证员材料初审不够严谨，在办理公证案件过程中，特别是申请人提交的材料完整度和相互证明材料的关联度的审核存在少量瑕疵；装档不及时、不规范，在完成案件办理后未能及时装订成册归档，存在堆压一定卷宗后才进行装订；在装订过程中因为卷宗数量较多，资料较杂，存在顺序摆放错误，未填写时间或者加盖复印件于原件印章。目前主要开展的公证业务有委托公证、继承公证、声明公证、合同（协议）、亲属关系、收养关系、文书上的签名（印鉴）、影印本与原本相符、证据保全公证等，新型公证业务较少。
（四）规范化建设有待加强。本次检查中看到基层公证机构大多整体进驻当地政务服务中心，在政府服务大厅开设窗口提供公证服务。此种模式有助于完善、丰富政府服务种类，切实改善营商环境，落实“一窗办”“一证办”的便民服务。但公证机构整体进驻政务服务大厅后，办公区域的装修、设置需接受政务服务大厅统一管理，难以在办公区域醒目位置悬挂公证标识、公示办证事项、公证事项证明清单、办证流程、收费标准、监督电话等内容，更难以落实办公面积，设置功能区划等要求。实践中，有部分公证机构采用数字屏滚动的方式展示，部分机构无展示；还有部分公证处进驻政务大厅后，办证窗口统一序数化管理，无公证窗口标识，或是仅保留公证办证窗口，无后台办公区域的情况。此种情况不利于规范、监督公证行业的执业行为，也难以提升公证行业社会形象和公信力。
三、整改工作要求
（一）高度重视，认真整改。被检查的公证机构要针对此次检查发现的问题，全面梳理、分析原因，制定相应整改措施，及时查漏补缺，认真落实整改，同时要加强公证机构内部管理，在执业活动中加强质量建设，进一步规范公证执业行为，巩固治理成果，推动公证行业高质量发展。
（二）加强学习，提高水平。全省各公证机构要进一步加强公证人员教育培训、业务研究，不断提高公证人员的思想觉悟、业务能力及公证机构管理规范化水平，建设高素质公证员队伍。
（三）公益为先，公证为民。全省各公证机构要坚持公证机构公益性、非营利性属性，坚持以人民为中心的发展思想，确保公益方向，避免执业活动逐利化，积极主动开展公益服务活动，不断增强人民群众对公证法律服务的获得感、幸福感、安全感。
（四）主动作为，加强保障。各级司法行政机关要积极开展公证质量评查和业务指导，大力加强公证人才的培养，深化公证体制机制改革；要进一步开展规范化建设，落实公证机构正常运转所需的公场所、设施、人员、经费、标识使用等方面的保障，确保公证机构有独立的办公场地，有条件的公证机构可在政务服务大厅设置窗口，将规范化的公证机构建设成服务群众、服务民生的重要平台。
以上抽查中发现的问题，检查组已当场指出,各被检机构要针对存在问题进行认真整改，整改工作自通报印发之日起15个工作日内完成。各市（州）司法局要加强指导督促，并报送书面整改工作报告至省司法厅公共法律服务管理处。未检查到的机构要认真开展自查和整改，加强案卷质量管理，不断提升公证服务水平及人民群众的满意度。
贵州省司法厅
2023年11月15日
